ЛОЦМАН WorkFlow — современное средство управления производственными процессами
Деятельность любого предприятия можно рассматривать как совокупность процессов, направленных на достижение какой-либо коллективной цели, будь то проектирование, производство, работа с клиентами и пр. В ходе этих процессов исходные данные преобразуются в конечный результат, качество которого зависит от множества факторов. Перечислим некоторые из них:
• наличие современных средств производства, позволяющих получить максимальный доход от деятельности предприятия при одновременной минимизации расходов;
• использование профессионального программного обеспечения, а также оптимальное соответствие его возможностей решаемым производственным задачам;
• организация и качество управления производственными процессами и ресурсами предприятия (финансовыми, техническими, человеческими);
• количество и квалификация сотрудников.
Первому и последнему пунктам уделяют серьезное внимание, считая их не подлежащими сомнению факторами, с важностью второго пункта сегодня большинство уже согласно. Значимость третьего фактора (организация и качество управления производственными процессами), возможно, пока не столь очевидна.
Попробуем рассмотреть этот вопрос более подробно.
Одним из условий результативной работы предприятия является эффективное взаимодействие всех составляющих его подразделений и структур. Информационные потоки, отражающие суть производственного процесса, движутся по цепочке. Задания передаются от исполнителя к исполнителю. В силу множества причин (организационных, технических, субъективных) скорость и достоверность передачи данных не всегда удовлетворительны. Информация может искажаться, задерживаться, не передаваться вовсе. Все это не лучшим образом сказывается на скорости достижения конечного результата и на его качестве.
Снять эти проблемы (хотя бы отчасти) поможет технология, призванная упорядочить деятельность предприятия, представив ее в виде последовательности четких процедур — бизнес-процессов, управление которыми осуществляется автоматически, в соответствии с заранее определенными правилами. Такая технология в современных системах документооборота называется WorkFlow.
В настоящее время в программных решениях большинства передовых производителей систем управления данными имеется модуль WorkFlow. Есть такая разработка и у компании АСКОН. ЛОЦМАН WorkFlow является одним из модулей системы управления инженерными данными и жизненным циклом изделия ЛОЦМАН:PLM. Он предназначен для моделирования рабочих процессов и автоматизации управления потоками заданий.
Чтобы продемонстрировать возможности ЛОЦМАН WorkFlow, рассмотрим этапы создания и реализации бизнес-процесса, отражающего суть процесса разработки комплекта конструкторской документации.
Залогом эффективной работы ЛОЦМАН WorkFlow является правильно выполненная настройка системы, которая должна проходить в тесном сотрудничестве квалифицированных системных администраторов и специалистов, владеющих полной информацией о производственных процессах и информационных потоках предприятия.
Остановимся на наиболее важных пунктах настройки системы и подготовки ее к работе.
Для установки правил взаимодействия участников бизнес-процесса необходимо создать виртуальную модель организации. Модель должна отражать ее внутреннее устройство и представлять иерархию подразделений, должностей и пользователей — возможных участников бизнес-процессов.
В системе ЛОЦМАН WorkFlow под должностью (ролью) понимается название служебной обязанности будущих участников бизнес-процессов. В зависимости от сути процесса это могут быть как реальные должности, занимаемые специалистами организации (например, «Начальник отдела», «Конструктор», «Технолог»), так и обязанности, выполняемые сотрудниками (например, «Координатор проекта», «Нормоконтролер»).
В моделируемом бизнес-процессе будут задействованы следующие участники: Главный конструктор, Начальник отдела, Инженер-конструктор, Нормоконтролер и Архивариус .
Следующий шаг в настройке системы — сопоставление этим должностям конкретных пользователей.
Как правило, в каждой организации немало сотрудников занимают одноименные должности, поэтому в системе ЛОЦМАН WorkFlow одной и той же роли (должности) может быть сопоставлен список пользователей. Кроме того, для каждого пользователя можно установить временн о й интервал, в течение которого он будет выполнять назначенную ему роль. Возможность ограничения сроков полномочий пользователя имеет смысл применять, например, в том случае, если один сотрудник по какой-либо причине исполняет обязанности другого.
В отношении создаваемого бизнес-процесса поступим следующим образом: на ряд должностей назначим конкретных пользователей, например Главный конструктор — Павел Симонов, а некоторым должностям сопоставим список пользователей, например Нормоконтролер — Александр Левин, Алексей Александров, Василий Федоров .
При рассмотрении настройки системы нужно обязательно затронуть вопрос о назначении прав должностям и пользователям на создание, запуск и редактирование бизнес-процессов. В полном объеме правами на создание, запуск и редактирование бизнес-процессов следует наделять пользователей, которые, во-первых, принимают принципиальное решение об инициировании того или иного производственного процесса на предприятии, а во-вторых, обладают знаниями, достаточными для того, чтобы формализовать поток заданий и представить его в виде цепочки логичных и взаимосвязанных действий.
Если для пользователя не определены права на создание, запуск и редактирование бизнес-процессов, это не означает, что он исключен из системы автоматизированного обмена информацией. Посредством модуля ЛОЦМАН WorkFlow он будет получать свои задания, а после выполнения переводить их в другое состояние, тем самым обеспечивая непрерывность информационного потока текущего бизнес-процесса.
В деятельности любого предприятия можно выделить процессы, которые сводятся к выполнению типовых повторяющихся действий. Это может быть, например, процедура отправки, приема и регистрации корреспонденции, процесс внесения изменений в документацию и т.д. В штатных производственных ситуациях такие действия идут по одному и тому же сценарию, поэтому схемы соответствующих им процессов целесообразно типизировать, то есть создать типовые бизнес-процессы. В дальнейшем их можно будет использовать в качестве шаблонов при создании рабочих бизнес-процессов. Формирование списка типовых бизнес-процессов, а также назначение прав пользователям на их применение является еще одним важным этапом настройки ЛОЦМАН WorkFlow.
Права на типовые бизнес-процессы разграничиваются следующим образом:
• право на применение типового бизнес-процесса (пользователи, наделенные этим правом, смогут использовать схемы типовых процессов в схемах рабочих процессов в том виде, как они есть; не в их компетенции удалять, добавлять компоненты);
• право на применение и редактирование примененного типового бизнес-процесса (пользователи, обладающие таким правом, являются полными хозяевами процесса — им доступны все потенциально возможные действия).
Одним словом, не каждый пользователь, обладающий правом инициировать бизнес-процессы, может применять схемы типовых процессов, а уж тем более вносить в их шаблоны коррективы! Соответствующие права должны быть назначены.
Система класса WorkFlow имеет максимальную ценность в том случае, когда не только обладает богатой встроенной функциональностью, но и допускает расширение своих возможностей. Рассмотрим ЛОЦМАН WorkFlow с этой точки зрения.
При формализации информационных потоков, существующих на предприятии, становится ясно, что выполнение некоторых операций может происходить автоматически (без участия пользователей). К таким операциям можно отнести, например, перевод объекта из одного состояния в другое, завершение процесса и т.д.
Кроме того, случается, что направление перехода заданий зависит от результата выполнения тех или иных условий. Например, участник процесса Инженер-конструктор получил задание разработать комплект чертежей. В установленный срок он сделал свою работу и поставил отметку о выполнении задания. В соответствии со схемой направления информационных потоков свое задание получит следующий участник бизнес-процесса — Нормоконтролер , задача которого — проверить оформление чертежа на соответствие требованиям ГОСТа. В результате проверки могут возникнуть две ситуации: чертеж либо соответствует стандарту, либо нет. В первом случае Нормоконтролер переведет инструментальный документ, соответствующий проверенному чертежу, в состояние «Согласование» и бизнес-процесс пойдет дальше — свое задание получит следующий участник. Во втором случае с задания Инженера-конструктора будет снят статус «Выполнено» и оно вернется к нему обратно. Таким образом, перевод инструментального документа в состояние «Согласование» является тем логическим условием — условием перехода, от выполнения которого зависит дальнейшее направление хода работ по бизнес-процессу.
В системе ЛОЦМАН WorkFlow все операции, выполняющиеся без участия пользователей (автоматические операции и условия перехода), могут быть оформлены в виде логически законченных программных кодов (скриптов), которые запускают внешнюю процедуру обработки данных, циркулирующих в бизнес-процессе. В дальнейшем такие автоматические операции и условия перехода могут использоваться в качестве компонентов схем бизнес-процессов.
Пришло время затронуть один из самых важных моментов в подготовке к функционированию бизнес-процесса — формирование визуального представления бизнес-процесса в виде схемы.
Схема процесса представляет собой набор компонентов, которые определяют:
• участников бизнес-процесса;
• направление перехода задания;
• условия перехода задания;
• действия, совершаемые с заданием по ходу процесса.
Выше уже говорилось о том, что в зависимости от описываемого производственного процесса схема бизнес-процесса может быть создана как «с чистого листа», так и с применением схемы типового процесса. В первом случае инициатор по очереди добавляет в схему компоненты, определяет их свойства, задает направление маршрута и условия перехода заданий. Во втором случае создание схемы рабочего бизнес-процесса заключается в корректировке шаблона типового процесса в соответствии с нюансами того или иного производственного процесса, а именно:
• в формулировке общего задания на бизнес-процесс, поясняющего суть предстоящих действий;
• в определении заданий для каждого участника бизнес-процесса;
• в назначении пользователей на роли участников бизнес-процесса;
• в установке сроков выполнения заданий каждым участником;
• в исключении лишних компонентов из схемы и добавлении недостающих.
При создании бизнес-процесса можно сформировать список так называемых прикрепленных документов. В этот список вносятся документы, связанные с объектом системы ЛОЦМАН:PLM, по которому инициирован создаваемый бизнес-процесс. В отношении прикрепленных документов системой ЛОЦМАН WorkFlow автоматически создаются подчиненные бизнес-процессы. Подчиненные процессы будут функционировать по той же схеме, что и основные.
Возможность создания списка прикрепленных документов удобно использовать в случае, когда, например, необходимо организовать процесс по согласованию нескольких документов, входящих в состав какой-либо сборочной единицы или узла.
Обратимся к созданию схемы моделируемого процесса.
Поскольку разработка документации в конструкторском отделе обычно идет по одному и тому же пути, создавая схему рабочего процесса, имеет смысл воспользоваться шаблоном. После загрузки типового процесса на экране появится набор компонентов, определяющих этот процесс.
Доработаем схему типового процесса:
• сформулируем общее задание на процесс, а также дадим задание каждому участнику (ввод задания осуществляется посредством текстового редактора, совпадающего по внешнему виду и назначению с кнопками, используемыми в приложениях Microsoft Office);
• назначим аудиторов бизнес-процесса;
• сопоставим компонентам Участник бизнес-процесса пользователей;
• уточним последовательность перехода работ по бизнес-процессу: помимо обычных связей, имеющихся в шаблоне, добавим компонент Связь по нарушению лимита времени и направим ее от участника процесса Начальник отдела к участнику процесса Главный конструктор . Это будет означать, что при несоблюдении Начальником отдела сроков выполнения своего задания информация об этом поступит не только Инициатору и Аудитору бизнес-процесса, но и Главному конструктору . Между участниками процесса Начальник отдела и Инженер-конструктор установим компонент Обратная (возвратная) связь — при необходимости Начальник отдела сможет вернуть задание Инженеру-конструктору;
• определим сроки выполнения задания каждым участником.
С таким набором компонентов бизнес-процесс может начать функционировать.
Если в ходе работ по бизнес-процессу информационные потоки, отражающие суть производственного процесса, претерпят изменения либо схема потребует оптимизации, инициатор в любой момент сможет остановить процесс и откорректировать схему.
Теперь перейдем от описания подготовительного этапа, который заключался в настройке системы и создании схемы бизнес-процесса, собственно и рассмотрению эксплуатационных возможностей ЛОЦМАН WorkFlow.
Если проанализировать весь спектр возможностей, то можно выделить общую часть функционала, используемую всеми исполнителями текущего бизнес-процесса, и специальную — доступную только определенным участникам, например Инициатору или Аудитору .
К общей части функционала относятся:
• управление собственными заданиями со стороны участников процесса;
• ведение переписки касательно выбранного бизнес-процесса;
• получение информации о состоянии работ по текущему бизнес-процессу;
• получение сведений обо всех действиях участников текущего процесса, требующих подтверждения полномочий: принятие задания к исполнению, выполнение задания, отказ от выполнения задания;
• просмотр схемы выбранного бизнес-процесса;
• открытие в клиентском приложении системы ЛОЦМАН:PLM объекта, в отношении которого инициирован текущий бизнес-процесс;
• представление информации о состоянии бизнес-процессов в виде отчета.
Рассмотрим специальные возможности для разных категорий пользователей по отдельности.
Начнем с Инициатора бизнес-процесса. Этого участника можно назвать руководителем бизнес-процесса. Помимо того, что он создает процесс и формирует схему, только в его компетенции находятся запуск и остановка процесса, возможность внесения в процесс корректив, а также полное удаление бизнес-процесса.
Все бизнес-процессы, инициированные пользователем, перечислены в одном из рабочих окон модуля ЛОЦМАН WorkFlow — Инициированные бизнес-процессы . В этом же окне содержатся элементы управления перечисленными бизнес-процессами.
Еще один особый участник бизнес-процесса — Аудитор . К Аудитору стекается вся информация об организации и ходе работ по контролируемым им процессам. Цель проведения аудита заключается не только в контроле сроков выполнения заданий его участниками, но и в выявлении узких мест, избыточных операций и т.д. Анализ всех этих негативных явлений позволит оптимизировать схему процесса. Сведения обо всех бизнес-процессах, находящихся под контролем конкретного аудитора, содержатся в рабочем окне Аудируемые бизнес-процессы .
Работа обычных участников бизнес-процесса в среде модуля ЛОЦМАН WorkFlow чаще всего состоит в управлении полученными заданиями. Информация обо всех заданиях, поступивших сотруднику организации как участнику бизнес-процесса, а также элементы управления этими заданиями находятся в рабочем окне Полученные задания .
Любой сотрудник предприятия, активизировав модуль ЛОЦМАН WorkFlow, в окне Полученные задания увидит список всех заданий, поступивших ему как к участнику всех запущенных бизнес-процессов.
Выбрав задание, над выполнением которого необходимо начать работу, участник процесса ставит отметку о принятии его к исполнению — задание переходит в состояние «Принято к исполнению». После того как работа над заданием будет завершена, он делает отметку о выполнении задания — задание переходит в состояние «Выполнено».
Переход задания из состояния «Принято к исполнению» в состояние «Выполнено» может быть поэтапным. Во-первых, у исполнителя по ходу выполнения задания могут возникнуть вопросы к инициатору процесса. Во-вторых, исполнитель по каким-либо причинам может вообще отказаться выполнять свое задание или вернуть его другому участнику процесса. В первом случае исполнителю задания необходимо перевести его в состояние «Есть вопросы» и изложить суть проблемы. Во втором случае исполнитель должен перевести задание в состояние «Отказано в выполнении» и сообщить причины своего отказа. Состояния задания по бизнес-процессу «Есть вопросы» и «Отказано в выполнении» — промежуточные состояния, поскольку до тех пор, пока исполнитель не переведет свое задание в состояние «Выполнено», следующий участник свое задание не получит и бизнес-процесс дальше не пойдет!
Стоит отметить, что решение вопросов, возникших по ходу выполнения работ по бизнес-процессу, не требует пространственных перемещений его участников. Все общение между участниками может происходить со своих рабочих мест в среде модуля ЛОЦМАН WorkFlow. Конечно, это одно из достоинств системы ЛОЦМАН, но не главное. Основные преимущества использования системы ЛОЦМАН WorkFlow на предприятии можно сформулировать следующим образом.
Для сотрудников: каждый работающий владеет информацией обо всех своих заданиях по всем бизнес-процессам, участником которых он является. Это позволяет обеспечить гибкость в работе, быстроту исполнения заданий и высокую степень комфорта.
Для руководства: повышение управляемости и контроля ситуации, возможность внесения корректив в ход процесса в нужное время и в нужном месте и, как следствие, снижение временных затрат руководителей на организацию работы.
Для предприятия: эффективное взаимодействие между структурными подразделениями и снижение внутренних транзакционных издержек за счет автоматизации движения информационных потоков от исполнителя к исполнителю; усиление контроля над выполнением задач, связанных с обменом информацией; повышение конфиденциальности.
Для клиента: повышение оперативности и качества обслуживания.
Надеемся, что многие предприятия смогут убедиться в перечисленных преимуществах, выбрав ЛОЦМАН WorkFlow в качестве системы управления производственными процессами и автоматизации документооборота.
