Система электронного документооборота в ДОАО «Газпроектинжиниринг» на базе системы Lotsia PDM Plus
Дочернее открытое акционерное общество «Газпроектинжиниринг» — динамично развивающаяся проектноизыскательская компания, осуществляющая полный комплекс работ по проектированию объектов газовой промышленности в России и странах СНГ.
ДОАО «Газпроектинжиниринг» имеет подразделения в шести города России, в том числе филиалы в Москве и РостовенаДону.
Для успешного конкурирования на современном рынке проектной организации необходима система, позволяющая координировать процесс разработки проектов, хранить и обрабатывать разработанную документацию и полученную информацию. Для этого используются так называемые PDMсистемы.
В ДОАО «Газпроектинжиниринг» в качестве PDMсистемы была выбрана система электронного документооборота Lotsia PDM Plus. Задачи в системе Lotsia PDM Plus разрабатывались начиная с 2006 года — сначала с привлечением специалистов по внедрению системы, потом собственными силами отдела ИT.
Электронный архив организационнораспорядительной документации (ОРД)
В настоящее время уже сложно представить работу с корреспонденцией без электронного документооборота (ЭДО).
Электронный архив ОРД включает всю входящую, исходящую и внутреннюю корреспонденцию, связь писем с ответами и разрабатываемыми проектами, задания по корреспонденции, приказам и служебным запискам. Огромный плюс в организации процесса производства дают автоматические напоминания пользователям «Выполнить задание» и «Подготовить ответ», автоматическая постановка просроченных заданий на диспетчерский контроль. Система отчетности по заданиям позволяет руководству в кратчайшие сроки получать актуальную информацию о нарушениях и задержках.
Все эти функции незаменимы в условиях ежегодного значительного роста архива корреспонденции. Так, в 2011 году входящих, исходящих писем и внутренних документов было зарегистрировано в среднем на 15% больше, чем в 2010м. Примерно такой прирост наблюдался и в предыдущие годы (рис. 1).
Рис. 1. Учет входящей корреспонденции
В 2012 году была разработана классификация писем по смысловому значению, например: замечания заказчика, внешний протокол, заявка на тендер и т.п. Выделенные таким образом особо важные письма, привязанные к конкретным проектам в системе Lotsia PDM Plus, автоматически импортируются в систему «КосмосПро» (корпоративная система мониторинга состояния проектов), где дополнительно отслеживаются ГИПами и руководством общества (рис. 2).
Рис. 2. Импорт данных из Lotsia PDM Plus в систему «КосмосПро»
Таким образом, система управления ОРД у нас полностью функционирует. Дальнейшую работу в этой области планируется направлять только на оптимизацию и актуализацию бизнеспроцессов.
Электронный архив проектов и технический документооборот
Значительную часть хранимых и обрабатываемых в системе данных занимает электронный архив проектов. Технический документооборот начинается с заявки на присвоение номера новому заказу. ГИП вводит в заявку информацию о планируемом проекте: заказчик, объект, тип (портфель) договора, предполагаемая сумма и сроки заказа. Далее посредством механизма Workflow системы Lotsia PDM Plus заявка попадает в плановоэкономический отдел для уточнения информации, затем автоматически импортируется в другую систему — базу данных договоров, и одновременно автоматически создается новый проект в дереве ЭДО. Далее ГИП продолжает работу с проектом в Lotsia: выдает задания, создает в дереве проекта части комплекса проектирования, по заранее разработанным правилам и маршрутам согласует с начальниками производственных подразделений и нормоконтролером графики разработки проектов, состав проекта и штамп.
Постепенно к работе подключаются производственные подразделения, которые создают в дереве проекта позиции и марки основных комплектов чертежей, запрашивают через ЭДО у технического архива инвентарные номера. Далее исполнители прикрепляют к маркам и разделам проекта разработанные ими графические и текстовые документы, регистрируют изменения листов, посредством Workflow формируют заявки на печать документов и запросы на сдачу проектов на размножение и в архив. Группы оформления производства и технического архива последовательно получают электронные заявки от исполнителей, проверяют комплектность электронных документов и могут принять или отклонить запрос (рис. 3).
Рис. 3. Дерево проекта и журнал работы с маркой
В 2011 году в промышленную эксплуатацию было введено автоматическое формирование ведомости полного комплекта рабочих чертежей, а в 2012м — упорядочена процедура сдачи документации в архив и регистрации изменений, что положительно сказалось на исполнительской дисциплине пользователей при работе с системой и способствовало наполнению электронного архива проектными данными.
Подсистема обработки запросов пользователей на базе системы Lotsia PDM Plus
Большое место в организации процесса производства занимает подсистема Service Desk, направленная на удовлетворение материальнотехнических потребностей сотрудников и оперативное устранение проблем, мешающих их нормальной работе. Суть этой системы заключается в следующем: пользователь, столкнувшись с проблемой, не имеющей прямого отношения к его непосредственным обязанностям (например, поломка кресла или отсутствие необходимого для работы ПО), не тратит время на получение информации об этой проблеме и путях ее устранения, а заполняет заявку в системе ЭДО на предоставление соответствующей услуги. Например, выбирает из списка нужное ПО, описывает свою проблему с оборудованием и т.п. Далее вся работа по его проблеме осуществляется без его участия, специалисты сервисных служб сами ее координируют. Пользователь же в любой момент может получить информацию о состоянии своей заявки.
Фундаментальные принципы, лежащие в основе реализации задач ЭДО:
- реализация управления как проектной, так и организационнораспорядительной документацией в рамках одной системы — в реальном мире проекты и ОРД тесно взаимосвязаны. Эта идея реализована и в нашей системе: внутренняя и внешняя корреспонденция связана с проектами, заявками и заданиями;
- интеграция с другими системами — в современных условиях практически невозможно работать в системе обособленно и при этом избегать дублирования данных. Кроме того, на момент внедрения системы Lotsia в обществе было создано, внедрено и масштабно использовалось уже несколько полноценных систем для различных нужд. Чтобы избежать повторного ввода информации в систему ЭДО, мы пошли по пути максимально тесной интеграции с существующими системами. Встроенный механизм «Расширенный импорт», предлагаемый в системе Lotsia PDM Plus, во многом облегчает работу по загрузке данных в ЭДО, позволяя не касаться базы данных системы напрямую. Для выгрузки данных в сторонние системы нами разрабатываются представления базы данных, скрипты и макросы VBA.
Интеграция производится как с внутренними разработками компании, так и со сторонними приложениями. Например, настроена двусторонняя интеграция между деревом проектов ЭДО и базой данных договоров «КАСУПИ», за счет которой поддерживается актуальная информация о поступившей заявке на договор, ГИПе по проекту, состоянии проекта и т.д. При создании нового задания ГИПа происходит запись задачи во внутреннюю систему учета трудозатрат, что дает сотрудникам возможность отчитываться на новые работы непосредственно из системы ЭДО. Утвержденный в системе ЭДО штамп можно вставить из Lotsia PDM Plus непосредственно в чертеж AutoCAD (рис. 4);
Рис. 4. Интеграция системы Lotsia PDM Plus с другими корпоративными приложениями
- разграничение прав и возможностей доступа — для каждого объекта и документа права доступа четко разграничены. Встроенный механизм раздачи прав системы позволяет обеспечить должный уровень доступа для каждой группы пользователей к объекту, проекту или свойствам объекта. Уровень доступа меняется в зависимости от этапа работы, групп пользователей. Например, права раздаются при переадресации или ознакомлении с письмом и отнимаются при сдаче марок комплектов чертежей в архив. Разработанная отделом ИT надстройка над стандартным механизмом раздачи прав позволяет получить доступ к документам, размещенным в электронном архиве, в соответствии с назначенным уровнем доступа не только через систему Lotsia PDM Plus, но и через сторонние файловые ресурсы;
- автоматизация оформительских и других рутинных работ — в системе документооборота значительное место занимает автоматическое формирование документов и журналов: титульные листы разделов проекта, состав проекта, ведомость полного комплекта чертежей, журнал учета марок, принятых на оформление, журнал учета марок, сданных в архив, и т.д. Автоматическое формирование документов сокращает трудозатраты сотрудников, направленные на монотонную, однообразную, низкоквалифицированную работу, позволяет постоянно поддерживать документацию в актуальном состоянии и надлежащем качестве (рис. 5);
- контроль на всех этапах процесса — администратору системы доступна информация о создании и последнем изменении объектов, размещенных в архиве, история изменений их атрибутов. Дополнительно, для удобства пользователей, по большинству задач нами разработана система журналирования, отображающая данные об истории изменений и/или движении документов в наглядном виде (см. рис. 3).
Рис. 5. Автоматическое формирование состава проектной документации с помощью системы Lotsia PDM Plus
Особо хотелось бы отметить возможности системы для работы филиалов ДОАО «Газпроектинжиниринг» в других городах. В удаленных подразделениях также настроен доступ к системе ЭДО на базе Lotsia PDM Plus, что дает всем сотрудникам возможность работать в едином информационном пространстве с общими данными независимо от местонахождения пользователя системы. Для филиалов в Москве и РостовенаДону на базе единой системы созданы собственные архивы корреспонденции, позволяющие организовать документооборот внутри филиала независимо от главного офиса.
Преимущества от использования данной системы
- Разграничение прав доступа к данным, обеспечение их безопасности;
- контроль на всех этапах проектирования;
- оперативное реагирование на новые или измененные требования;
- сокращение количества ошибок и потерь документации;
- увеличение темпов выпуска проекта за счет роста скорости обмена информацией.
***
Перспективы развития ЭДО в «ДОАО Газпроектинжиниринг» огромны. Ближайшая цель — автоматизация и внедрение процедуры обмена заданиями между смежными подразделениями. Для реализации этой задачи была установлена последняя версия системы Lotsia PDM Plus c расширенными возможностями API. Использование Lotsia API позволяет создать вебинтерфейс для задачи, что делает работу с программой более удобной и наглядной и расширяет возможности системы для удаленных подразделений.
Интерес к развитию ЭДО со стороны ГИПов и руководства общества настолько велик, что поток новых задач и идей для их реализации не иссякает. В перспективных планах — создание архива томов сметной документации, загрузка в электронный архив картотеки сканированных документов, развитие этапа сопровождения проекта после его передачи в архив: учет отправки разработанной документации заказчику и возврата документов, расширение функций блока Service Desk (например, заявки на обучение, заказ пропуска) и многое другое.
