Экономическое обоснование внедрения системы электронного архива и документооборота в проектно-конструкторских организациях
Виктор Мартынчук, Татьяна Лексикова 
Выгода от использования PDM-систем
Экономическая оценка внедрения PDM-систем
Сокращение сроков поиска документов
Повышение производительности труда
Высвобождение дополнительных площадей
Введение
Термины «автоматизированное проектирование», «CAD/CAM/PDM», «САПР» и «электронный документооборот» хорошо знакомы большинству проектировщиков. Несмотря на тотальную нехватку средств у организаций, современные технологии компьютерного проектирования хотя и не очень быстро, но уверенно становятся повседневным инструментом инженеров и проектировщиков. Наиболее грамотные и дальновидные руководители осознают необходимость и перспективность серьезных вложений, связанных с внедрением в организациях систем автоматизированного проектирования и управления.
 |
|
Состояние до внедрения PDM
Ситуация, сложившаяся в организациях, где осуществляются хранение и поиск разного рода документов, в основном однотипна. Электронные файлы чертежей разбросаны по разным местам: часть из них находится в компьютерах исполнителей, часть — в месте централизованного хранения, а большинство чертежей хранится в бумажном виде в архиве. Как правило, электронные документы недостаточно защищены от несанкционированного доступа, а иногда вообще лишены защиты. Поиск нужного файла или бумажного документа занимает определенное время — от 10 до 60 мин. в день для каждого сотрудника, а бывает и больше.
|
|
Цель внедрения PDM
Целью внедрения электронного архива и документооборота является повышение эффективности работы подразделений проектно-конструкторских организаций, приведение ее в соответствие с современными мировыми и отечественными стандартами качества, что может быть достигнуто за счет следующих мер:
- создание единой информационной среды для эффективного управления разработкой проектов в масштабах всей организации;
- обеспечение параллельной коллективной работы над проектами разных групп пользователей с различной степенью отдаленности;
- формирование электронного архива как во время разработки проектной и рабочей документации, так и в результате параллельного переноса данных из бумажного архива в электронный;
- централизованное структурированное хранение электронных документов;
- оперативный поиск, получение и обработка документов и данных;
- защита документов от несанкционированного доступа;
- автоматизация процедуры внесения изменений в рабочую документацию, выданную заказчику, контроль и регистрация внесения изменений;
- повышение управляемости подразделений;
- назначение маршрута согласования документов и контроль за сроками его исполнения;
- контроль сроков исполнения комплекса работ;
- контроль занятости персонала и оценка продуктивности работы каждого сотрудника;
- уменьшение площадей, используемых для хранения бумажных документов;
- упрощение процедуры прохождения сертификации на соответствие требованиям различных международных и отечественных стандартов.
|
|
Выгода от использования PDM-систем
Во-первых, выгоду получают рядовые сотрудники, участвующие в процессе разработки проектно-конструкторской документации: упрощается поиск информации и ее обработка, существенно снижаются временные затраты на непродуктивные операции. Благодаря этому у сотрудников больше времени остается на творческую работу.
Во-вторых, выгодно руководителям: на порядок упрощается получение разного рода аналитической и отчетной информации. PDM обеспечивает получение объективной информации о реальном состоянии работ и загруженности каждого сотрудника в любой момент времени и по любому разделу проекта.
В-третьих, от введения PDM выигрывают различные контролирующие и смежные службы (бухгалтерия, плановый отдел и др.), которые используют информацию из PDM-системы для решения повседневных задач.
|
|
Экономическая оценка внедрения PDM-систем
Для анализа экономической целесообразности внедрения PDM-системы рассмотрим несколько факторов, лежащих на поверхности и легко просчитываемых:
- сокращение сроков поиска документов;
- повышение производительности труда;
- высвобождение дополнительных площадей.
Расчет произведем по подразделениям, которые занимаются разработкой проектно-конструкторской документации. Допустим, что среднее число сотрудников, занятых непосредственно разработкой проектно-конструкторской документации, составляет 100 человек. Все они выполняют работу, используя персональные компьютеры. Начальные расчетные данные приведены в табл. 1.
|
|
Сокращение сроков поиска документов
Как уже говорилось, каждый сотрудник тратит в день на поиск нужного ему документа (документов) в среднем от 10 до 60 мин. своего рабочего времени. Примем за среднюю величину 20 мин. (что вполне реально). Из табл. 2 видно, во что выливаются потери времени из-за поиска документов.
Получается, что в год каждый сотрудник теряет на поиск документов в среднем 10,5 рабочих дней, что для предприятия составляет 151 долл. затрат на его заработную плату. Для 100 сотрудников эта величина составит уже 1050 рабочих дней и соответственно 15 100 долл. затрат на их заработную плату.
При внедрении электронного архива и документооборота этот показатель сразу приобретает значение со знаком «плюс» — 15 100 долл.
|
|
Повышение производительности труда
Как уже говорилось, внедрение системы PDM позволит контролировать сроки выполнения работ, занятость персонала и реально оценивать продуктивность работы каждого сотрудника.
Любой руководитель может получить, в пределах своей компетентности, информацию о сотруднике:
- сколько и за какой период он выполнил чертежей;
- в каких проектах принимал участие;
- как соблюдал сроки исполнения.
Таким образом, деятельность рядового сотрудника в любой момент может быть оценена как его непосредственным руководителем, так и более высоким начальством. Для этого достаточно будет задать на компьютере параметры поиска, например выполнение документов конкретным исполнителем за определенный период.
Чувствуя постоянный и бдительный контроль за собой, исполнитель несомненно станет более дисциплинированным, будет более качественно и ответственно подходить к своим обязанностям и непроизвольно увеличит производительность своего труда как минимум на 5-15%.
Предположим, что производительность каждого сотрудника увеличится в среднем на 5%. А это значит, что в месяц каждый сотрудник будет дополнительно выполнять работы примерно на 15 долл. В год это составит 180 долл., а для 100 сотрудников — 18 тыс. долл.!
А если предположить, что производительность увеличится на 10%? Это вполне реально!
|
|
Высвобождение дополнительных площадей
В каждой организации есть несколько помещений, где хранятся бумажные чертежи и другая техническая документация. Часть ее можно будет перевести в электронный архив. В связи с этим высвободится как минимум одно помещение площадью примерно 20 кв.м. А при стоимости аренды 200 долл. в год за 1 кв.м это составит 4000 долл. дополнительной прибыли в год.
Наконец, сложим показатели по трем пунктам (табл. 3). По самым скромным подсчетам получается сумма в 37 100 долл. Это прямая экономия заработной платы в год при увеличении объемов проектирования!
И это только непосредственно по производственным подразделениям, а ведь такие же потрясающие результаты будут и в смежных подразделениях управления!
|
|
Выводы
Экономическая выгода от внедрения системы электронного архива и документооборота очевидна даже при поверхностном расчете. Следует отметить, что экономическая эффективность будет расти по мере увеличения количества документов, находящихся в электронном архиве, и числа сотрудников, подключенных к электронному документообороту. Остается только подобрать программное средство, которое будет удовлетворять необходимым технико-экономическим параметрам вашего предприятия.
