Управление потоками заданий в техническом документообороте предприятия

Евгений Кукареко, Дмитрий Молочко

Описание технологии Workflow

Система управления потоками заданий в техническом документообороте предприятия OmegaProduction

   Описание бизнес-процесса

   Создание и выполнение бизнес-процесса

   Мониторинг выполнения бизнес-процессов

Данная публикация продолжает серию статей, посвященных подходам и решениям, развиваемым в отечественной автоматизированной системе управления производством Omega Production минской фирмы «Омегасофтвер». В журнале «САПР и графика» № 11’2000 были описаны функции и бизнес-процессы, реализованные в модуле управления инженерными данными, сегодня мы поговорим о системе класса Workflow управления бизнес-процессами.

Описание технологии Workflow

Технология Workflow — это автоматизация потоков заданий, или, как еще принято называть, автоматизация бизнес-процессов, протекающих на предприятии и составляющих суть его деятельности (рис. 1).

В основе технологии Workflow лежат следующие базовые понятия:

• объект — некий объект, используемый в бизнес-процессе (например, документ, чертеж, инструмент);
• событие — действие, произведенное над объектом или происшедшее с ним (например, подписание документа, изменение чертежа, поломка инструмента);
• операция — действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес-процесса (например, проверка документа на правильность составления, внесение изменений в чертеж, ремонт инструмента);
• исполнитель — должностное лицо, ответственное за выполнение операции бизнес-процесса (к примеру, координатор производства, конструктор, механик).

Следует отметить, что эти понятия могут быть дополнены.

Каждая система класса Workflow обеспечивает решение как минимум трех задач:

• описание бизнес-процесса;
• управление выполнением бизнес-процесса;
• мониторинг выполнения бизнес-процесса.

Для описания бизнес-процесса необходимо, чтобы он был выделен из множества бизнес-процессов предприятия, структурирован и выполнялся по формализуемым правилам.

Описание бизнес-процесса состоит из описания его операций бизнес-процесса и из описания условий перехода между операциями.

В описание операции бизнес-процесса включается информация:

• об исполнителе операции;
• об описании задания, которое должен выполнить исполнитель;
• о типах объектов, над которыми производится операция.

Описание условий перехода между операциями содержит данные:

• о начальной операции;
• следующей операции;
• условии перехода.

Управление выполнением потока работ заключается:

• в проверке условий перехода между операциями;
• передаче документов между исполнителями;
• уведомлении пользователя о том, что он должен сделать.

В зависимости от подхода задания описания бизнес-процесса системы можно разделить на два класса: с жесткой маршрутизацией и с гибкой маршрутизацией. В системах с жесткой маршрутизацией маршрут прохождения документа от исполнителя к исполнителю определяется только администратором системы. В системах же с гибкой маршрутизацией маршрут прохождения документа определяется любым лицом.

В зависимости от подхода хранения документов различают два больших класса систем: с общим хранилищем документов и без общего хранилища документов.

Плюсы первого метода в том, что документы физически хранятся в одном месте, что позволяет не только поддерживать коллективную работу с документом, но и организовывать поиск документа. Плюсы второго метода заключаются в более простой реализации системы.

К минусам первого метода следует отнести выделенное хранилище документов, которое значительно увеличивает стоимость разработки, а к минусам второго — отсутствие поиска документов и отсутствие коллективной работы (это обусловлено тем, что документ присоединяется к письму, которое пересылается между исполнителями операций). Данное сравнение сведено в таблицу.

Как видно из таблицы, реализация с общим хранилищем документов выгодно отличается от реализации без общего хранилища документов, даже несмотря на то, что затраты на хранение документов здесь выше. Это обусловлено большей функциональностью систем, реализованных с общим хранилищем документов.

В управлении и выполнении бизнес-процесса участвуют следующие классы пользователей:

• разработчик бизнес-процесса — лицо, ответственное за разработку, тестирование и поддержку бизнес-процесса;
• проверяющий бизнес-процесса либо операции — лицо, ответственное за правильность выполнения бизнес-процесса либо операции;
• исполнитель операции — лицо, производящее какие-либо операции.

Каждый пользователь системы имеет уникальный код, пароль и относится к определенной группе пользователей. Система управления ограничивает доступ к операциям, к функции запуска экземпляров бизнес-процесса и к возможностям администрирования для некоторых пользователей или групп пользователей.

Система управления потоками заданий в техническом документообороте предприятия OmegaProduction

Описание бизнес-процесса

Система управления потоками заданий в техническом документообороте предприятия относится к системам с централизованным хранилищем данных, где сочетаются жесткая и гибкая маршрутизация.

В системе реализован графический редактор построения описания бизнес-процесса, с помощью которого можно описать бизнес-процесс любой сложности (рис. 2).

В описание бизнес-процесса входят такие понятия, как:

• тип бизнес-процесса;
• тип присоединяемых бизнес-объектов;
• уведомление проверяющего и исполнителя;
• блокировка присоединенных бизнес-объектов;
• проверяющий бизнес-процесса.

Бизнес-процесс может быть двух типов: бизнес-процесс и подбизнес-процесс (вспомогательный бизнес-процесс, на основании которого могут строиться другие бизнес-процессы).

Типами присоединяемых бизнес-объектов являются типы бизнес-объектов, которые определены в системе.

Уведомление проверяющего происходит при получении и завершении выполнения работы исполнителем, а уведомление исполнителя происходит при получении им работы. При уведомлении используется встроенная в систему электронная почта.

Блокировка присоединенных бизнес-объектов осуществляется для разграничения прав по работе над бизнес-объектом. Это обусловлено тем, что на бизнес-объект уже заданы права, как правило, для нескольких групп пользователей, блокировка же позволяет работать с бизнес-объектом только тому пользователю, который выполняет над ним операцию.

Проверяющим бизнес-процесса может быть как конкретное лицо, так и лицо, входящее в заданную группу пользователей.

В описание операции дополнительно входит информация:

• о бизнес-процессе, который определяет операцию;
• шаблоне, на основании которого определяется бизнес-процесс, определяющий операцию.

Эта информация может быть не задана, и тогда считается, что операция — атомарная.

Альтернативой бизнес-процессов является шаблон. Операция бизнес-процесса будет определяться тем бизнес-процессом из шаблона, который выберет создатель экземпляра бизнес-процесса, содержащего данную операцию. В шаблон может входить любое число бизнес-процессов.

В описание перехода между операциями бизнес-процесса входит условие его срабатывания. Условие представляет собой логическое выражение любой сложности, использующее в качестве операндов состояния операции. На основании условия и состояния операции выбирается следующая операция бизнес-процесса.

Состояния бизнес-процесса и его операции таковы:

• создан — задается системой при создании операции до ее выполнения пользователем;
• выполняется — задается пользователем при выполнении операции;
• приостановлен — задается пользователем в случае приостановления выполнения операции;
• выполнен успешно — задается пользователем в случае успешного завершения выполнения операции.
• выполнен не успешно — задается пользователем в случае неуспешного завершения выполнения операции (например, если в документе обнаружены ошибки).

Создание и выполнение бизнес-процесса

Создать экземпляр бизнес-процесса может пользователь, который имеет на это право. При создании экземпляра бизнес-процесса в случае необходимости у пользователя запрашиваются бизнес-объекты, над которыми будут выполняться операции, и один из бизнес-процессов, который входит в шаблон, указанный при описании операции бизнес-процесса.

После создания экземпляра бизнес-процесса на основании его описания определяются начальные работы, информация о которых посылается исполнителям. Исполнитель путем изменения состояния операции может управлять выполнением бизнес-процесса.

На основании состояния операции, которое установил исполнитель, и условия перехода между операциями, заданного при описании бизнес-процесса, система осуществляет выбор последующих операций. Если же таковых нет, то считается, что бизнес-процесс выполнен.

В списке работ исполнителя представлена информации:

• об операции, которую необходимо произвести;
• бизнес-процессе, в который входит данная операция;
• состоянии операции;
• приоритете выполнения информации;
• проверяющем задания;
• дате начала выполнения операции.

Приоритет может быть низким, средним и высоким. При создании операции ее приоритет определяется как средний. Исполнитель может его изменять.

В списке заданий проверяющего представлена та же информация, что и в списке работ исполнителя, за исключением того, что ему вместо информации о проверяющем выдается информация об исполнителе, и при изменении проверяющим приоритета операции, исполнителю операции посылается уведомление об изменении приоритета операции.

Мониторинг выполнения бизнес-процессов

Для получения текущей информации о выполняющихся бизнес-процессах и операциях бизнес-процессов, об исполнителях операций используется отчет мониторинга бизнес-процессов (рис. 3). В данном отчете представляются: список выполняющихся бизнес-процессов, их операции; состояния операций и бизнес-процессов; приоритеты операций, а также информация об исполнителе операции. 

«САПР и графика» 10'2001